Tổ chức công tác kế toán được thực hiện khoa học và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát tình hình tài chính doanh nghiệp, nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh để đưa ra các quyết định điều hành đúng đắn, kịp thời. Bài viết trao đổi về công tác kế toán quản trị trong lĩnh vực logistics, trong đó tập trung vào các nội dung chính như: Yêu cầu và nội dung của công tác tổ chức kế toán quản trị đối với doanh nghiệp logistics; Điều kiện để vận dụng kế toán quản trị của doanh nghiệp logistics…

Yêu cầu tổ chức kế toán quản trị trong lĩnh vực logistics

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp (DN) rất đa dạng và khác nhau. Thông thường các DN sẽ đề ra một số mục tiêu cơ bản như: Tối đa hóa lợi nhuận hoặc đạt được mức lợi nhuận mong muốn; Tối thiểu hóa chi phí; Tối đa hóa thị phần hoặc đạt được một mức thị phần nào đó; Ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm; Duy trì được tốc độ tăng trưởng của DN; Cực đại giá trị tài sản; Đạt được sự ổn định trong nội bộ; Cung cấp các dịch vụ công cộng với chi phí tối thiểu…

Đối với các DN trong lĩnh vực logistics, để hoàn thành các mục tiêu trên, việc tổ chức thực hiện kế toán quản trị (KTQT) cần đáp ứng các yêu cầu: Cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng công việc, bộ phận, dự án…; Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá… phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định; Đảm bảo cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính…

Nội dung tổ chức kế toán quản trị trong lĩnh vực logistics

Khảo sát thực tế cho thấy, công tác tổ chức KTQT trong lĩnh vực logistics tập trung vào một số nội dung sau:

Một là, tổ chức thu thập thông tin

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu phục vụ cho KTQT nói chung và cho khâu logistics nói riêng không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. DN cần cụ thể hóa hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc, bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung KTQT. Đặc biệt, cần lưu ý đến các chứng từ phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp theo yêu cầu và mục đích của các quyết định quản trị.

Để công tác chứng từ được tổ chức tốt, đạt được chất lượng, DN cần thực hiện các công việc sau: Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của DN; Cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN; Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong điều hành sản xuất, kinh doanh để phục vụ cho KTQT khối lượng sản phẩm, hàng hóa, thời gian lao động, lập kế hoạch…

Hai là, tổ chức phân loại và xử lý thông tin

– Tổ chức tài khoản kế toán: Việc thu thập thông tin quá khứ phục vụ cho việc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học, đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể trong từng DN. Để làm được điều này, DN cần căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng để chi tiết hoá theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của KTQT trong lĩnh vực logistics. Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin KTQT trong lĩnh vực logistics mà DN thiết kế chi tiết hoá các tài khoản kế toán cho phù hợp.

– Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Cần căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho DN. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán tránh làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán. DN logistics có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác (như: Phiếu tính giá thành sản phẩm; Báo cáo sản xuất; Sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng…).

Ba là, tổ chức thiết lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo KTQT

Khi thiết lập hệ thống báo cáo KTQT, cần đảm bảo một số nguyên tắc sau: Được thiết lập một cách đầy đủ, toàn diện dựa trên nhu cầu cung cấp thông tin nội bộ để phản ảnh quá trình sản xuất, kinh doanh; Nhằm mục đích bổ sung thông tin và so sánh được với hệ thống báo cáo tài chính; Các chỉ tiêu trong báo cáo phải rõ ràng chi tiết; Được thiết kế theo nguyên tắc mở, linh hoạt, phù hợp với từng thời kỳ, từng đối tượng.

Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo gồm: Các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất…  Khi thiết kế và soạn thảo các báo cáo KTQT cần chú ý: Phân chia thông tin trên báo cáo thành các chỉ tiêu phù hợp với từng tiêu chuẩn đánh giá thông tin; Số lượng các chỉ tiêu trong báo cáo phải đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và hoạch định chính sách của nhà quản trị…; Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá và phục vụ cho từng tình huống cụ thể; Các báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh, phù hợp với những tình huống khác nhau.

Bốn là, tổ chức bộ máy kế toán

Thông thường, quy trình xây dựng mô hình bộ máy kế toán cần tập trung giải quyết 3 vấn đề cơ bản sau: Tổ chức công tác kế toán trong DN; Mối liên hệ thông tin trong nội bộ kế toán; Mối liên hệ thông tin kế toán với các bộ phận khác của DN. Như vậy, DN cần phải xác lập các kênh thông tin cần thiết giữa các bộ phận để thỏa mãn việc cung và cầu thông tin trong nội bộ của DN.

Về mô hình KTQT, hiện nay có 3 kiểu tổ chức mô hình KTQT cơ bản sau: Mô hình kết hợp, mô hình tách rời, mô hình hỗn hợp. Tuy nhiên, việc lựa chọn áp dụng mô hình tổ chức KTQT nào cũng cần dựa vào điều kiện thực tiễn, đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của DN trên cơ sở so sánh lợi ích và chi phí của việc vận hành từng mô hình tổ chức đó. Đối với các DN có quy mô nhỏ và vừa, việc áp dụng mô hình tách rời hay hỗn hợp sẽ tốn kém nhiều chi phí, xu hướng là nên đi theo mô hình tổ chức bộ máy KTQT kết hợp sẽ hiệu quả hơn.

Năm là, tổ chức ứng dụng tin học vào KTQT

Việc ứng dụng KTQT vào công tác kế toán nói chung, trong đó có lĩnh vực logistics đòi hỏi khối lượng thông tin ghi chép và xử lý rất lớn, tốn khá nhiều thời gian và cần tốc độ xử lý nhanh chóng; khả năng lưu trữ và bảo mật dữ liệu thông tin. Do vậy, ngoài việc trang bị những phương tiện kỹ thuật hiện đại để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin như máy tính, website, mạng nội bộ, các phần mềm tin học tiện ích, DN còn cần tuyển dụng, đào tạo một đội ngũ nhân sự làm công tác kế toán vừa nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, vừa có khả năng am hiểu, nắm bắt và ứng dụng tin học nhất định, đáp ứng yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán DN.

Yêu cầu của việc vận dụng kế toán quản trị trong lĩnh vực logistics

Quản lý chi phí logistics là yếu tố quan trọng cho chuỗi cung ứng, vì nó tạo ra một mức độ cần thiết về việc đánh giá hiệu suất làm việc. Khi những chuỗi cung ứng này được đưa vào hoạt động, những khoản tiết kiệm đáng kể trong chi phí bỏ ra, thời gian của một chu kỳ sản xuất, hàng tồn kho và cả vốn lưu động sẽ được tối ưu hoá.

Tuy nhiên, trong việc quản lý chi phí logistics hiện nay, DN không thể thu thập thông tin chi phí một cách chính xác và phân bổ các chi phí có liên quan đến hoạt động logistics đối với đối tượng chi phí cụ thể, do hệ thống kế toán và việc ghi chép theo phương pháp truyền thống không cho phép nắm bắt được những thông tin cần thiết về các yếu tố của chi phí logistisc.

Hệ thống hạch toán chi phí truyền thống trong DN cũng chưa đảm bảo tính minh bạch của chi phí logistics. Việc phân bổ tùy tiện các khoản phí gián tiếp cho các sản phẩm, dịch vụ đã làm cho chi phí về giá thành sản phẩm, dịch vụ của từng bộ phận không được rõ ràng và thiếu chính xác do thiếu các kỹ thuật tính toán và xác định mang tính khoa học. Do vậy, các chuyên gia kế toán đã chuyển qua ứng dụng và khai thác các thông tin từ hệ thống KTQT như là nguồn thông tin chủ yếu giúp cho nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị, trong đó phục vụ cho việc quản lý chi phí trong lĩnh vực logistics. Ở Việt Nam hiện nay, việc vận dụng KTQT còn trong giai đoạn sơ khai nhưng do yêu cầu cạnh tranh và giảm thiểu chi phí, sự cần thiết phải vận dụng KTQT trong quản lý DN nói chung và quản lý chi phí trong lĩnh vực logistics nói riêng là yêu cầu khách quan, cần thiết và cấp bách.

Điều kiện của việc vận dụng kế toán quản trị trong lĩnh vực logistics

Quản trị chi phí logistics xét về góc độ hạch toán kế toán là một mảng của KTQT, được các chuyên gia kế toán nước ngoài xem như KTQT chi phí trong lĩnh vực logistics. Do vậy, điều kiện cần thiết cho việc vận dụng KTQT vào lĩnh vực logistics chính là các điều kiện cần cho việc vận dụng, triển khai và phát triển KTQT trong các DN Việt Nam, cụ thể:

Thứ nhất, trước hết, DN cần nhận thức đầy đủ tầm quan trọng và vai trò của KTQT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có như vậy tự bản thân nhà quản lý mới cảm thấy phải có trách nhiệm cụ thể trong sự phân công, bố trí cán bộ phụ trách công việc; có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận liên quan về cung cấp thông tin cho quản trị viên kế toán, đồng thời kiểm tra giám sát việc thực hiện của người thừa hành.

Thứ hai, thông tin trên các báo cáo của KTQT là sự vận dụng và kết hợp nhuần nhuyễn các ngành quản trị học, marketing, các công cụ phân tích hữu hiệu như: xác xuất thống kê, toán kinh tế, toán tài chính… Do vậy, để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi nhân sự được lựa chọn phải là người am hiểu sâu sắc trên nhiều lĩnh vực, có trách nhiệm cao với công việc được giao. Sự hiểu biết này bao gồm: Chức năng của nhân viên KTQT trong một tổ chức và cách liên kết vị trí này với các vị trí khác trong tổ chức DN.

Thứ ba, Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý thuận lợi, đảm bảo phát huy được chức năng, đặc điểm của KTQT, khai thác tốt các phương pháp, kỹ thuật trong việc xác lập các nội dung KTQT chi phí trong lĩnh vực logistics.

Thứ tư, cung cấp, trang bị đầy đủ các thiết bị thông tin và xử lý thông tin cho công tác kế toán. Nói cách khác, trong bối cảnh hiện nay, công việc quản lý kế toán nói chung và KTQT nói riêng đối với việc thu thập, nhất là xử lý số liệu cần nên được “công nghệ hóa” một cách toàn diện.

Thứ năm, một chính sách kinh tế thích hợp là điều kiện quan trọng trong việc vận dụng KTQT vào kế toán các DN.